Googleアプリを活用しよう！Gmail編④
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Googleアプリを活用しよう！Gmail編④
「ラベル」を活用したメール管理
Gmailでは、メールに「ラベル」を貼付けて分類することができます。これは、Outlookなどでいうフォルダに該当し、「仕事」「友人」など、自由に作成した区分に基づいてメールを振り分けることができます。
■ラベルとフォルダの違い
ラベルは、あくまでもメールに貼り付けるもので、メールをラベルというフォルダに移動するわけではありません。全てのメールは受信トレイに入り、その中でラベルが貼付けられます。
メール画面の左側には「ラベルリスト」が表示され、ラベルごとに抽出された状態でメールを見ることができます。
例えば、ラベルリストの「問い合わせ」ラベルをクリックすると、「問い合わせ」のメールだけが表示されます。
■ラベルの作成
Gmailには最初から「スター付き」「重要」「送信済みメール」などのラベルが用意されており、Googleアプリを活用しよう！Gmail編②最初にやっておきたいメール設定」でも説明したように、メール設定の「ラベル」から表示・非表示を切り替えることができます。
また、その下のほうにある「新しいラベルを作成」ボタンから、ラベルの作成ができ、右側の「削除 編集」からラベルの削除や変更・編集を行うことができます。
ラベル作成によるメール管理については、「Googleアプリを活用しよう！Gmail編③Gmailで別アドレスを活用する」で紹介していますので、参考にしてください。
■メールにラベルを付ける
既存のメールにラベルを貼付けることもできます。
①ラベルを貼付けたいメールを開きます。
②
上部の「ラベル」アイコンをクリック。貼付けたいラベルを選択します。
「新規作成」から、新しいラベルを作成することもできます。
③
ラベルを外したい場合は、メールタイトルの右側にあるラベル名の「×」をクリックします。
■ラベルを付けてメールを移動させる
通常、ラベルを付けただけではメールは移動せず、受信トレイにも表示されます。これを、受信トレイには表示させず、左側のラベルリストをクリックしたときだけ表示させる、つまり、メールを擬似的に移動させることができます。
①
メールを開き、上部のフォルダマークをクリック。
移動させたいラベル名をクリックします。
②
すると、上の方に「スレッドを”（ラベル名）”に移動しました」というメッセージが表示され、受信トレイには表示されなくなります。
■ラベルに色を付ける
ひと目で分かるように、ラベルに色を付けてみましょう。
①
ラベルリストから、色を変更したいラベルにマウスを合わせます。
「▼」マークが表示されるので、クリックします。
②
ラベルの色にマウスを合わせると何種類かの色が表示されます。
背景色と文字色が変わるので、好きな組み合わせを選びましょう。
その他の色を選びたい場合は、「カスタム色を追加」から色の組み合わせを作成することもできます。
③
ラベルリストとメール一覧に色付きで表示されるようになりました。
煩雑になりがちなメール管理を、見た目にも分かりやすく管理できるのが「ラベル」です。ぜひ活用して、仕事の効率アップにつなげてはいかがでしょうか。